En av Europas ledande mediekoncerner ville undersöka möjligheter att bli effektivare i sin printproduktion såväl som att konsolidera sin IT-miljö. En projektledare från Addcent fick tilluppdrag att leda en förstudie som syftade till att ta fram beslutsunderlag kring print automationsmöjligheter samtidigt som man tog steg att skapa en gemensam IT-arkitektur tvärs koncernens mediahus.
Att ta beslut kring ny teknologi och nya arbetssätt utifrån ett faktabaserat underlag som omfattade:
– Kvantifiering av potentiell automatiseringsgrad inom identifierade processer
– Förslag på nya arbetsprocesser
– Förslag på ny IT-arkitektur
– Risker involverade och aktiviteter för att eliminera/reducera dessa
– Väl belyst investeringsunderlag
Ett beslutsunderlag skapades inom budgeterade ramar och tidslinje som innehöll både bredd och djup.
Aktiviteter för att utvärdera på vilket sätt ny automatiseringsteknik inom printproduktion skulle kunna hjälpa mediahusen att effektivera sin produktion, minska behov av specialistkompetens, såväl som skapa en mer renodlad IT-arkitektur. Denna analys innehöll:
– Nulägesanalys arbetssätt och IT
– Kategoriserad och värderad kravlista
– Förslag på framtida arbetssätt och IT-arkitektur
– Fit/gap analys av föreslagen lösning
– Automatiseringspotential per mediahus
– Värderad risklista
– Business Case och prioriterad implementeringsplan
För att lyckas med förstudier är det viktigt att ha ett tydligt angreppssätt och en samsyn inom gruppen kring vad som ska uppnås såväl som tillvägagångssätt. Det var också viktiga ingredienser i denna förstudie som omfattade:
– Workshops och intervjuer med nyckelpersoner i verksamheten
– Intervjuer med nyckelpersoner i IT
– Intervjuer med leverantör
– Säkerställande av security audit på leverantör och dess produkter
– Referenssamtal med andra som infört automatisering av print produktion
– Dataanalyser och automatiseringskartläggningar
– Frekvent dialog med projektägare och styrgrupp
Genom att ha en tydlig målbild, ett erfaret team med en tydlig plan så kunde prioriteringar tas direkt och arbetet genomföra med hög effektivitet.
Addcent bidrog med en senior projektledare och metodik kring hur denna typ av förstudier genomförs effektivt. I teamet ingick även två seniora verksamhetsutvecklare/lösningsarkitekter från verksamheten vilket skapade ett litet men högst effektivt och starkt team.
– Projektledare och verksamhetsanalytiker från Addcent
– Lösningsarkitekter från kunden
– Referensgrupp med nyckelpersoner från verksamheten där alla mediahus var representerade
