Förväntningarna från kunderna ökar och med det även behovet av att snabbare kunna förändra verksamheten efter nya förutsättningar. Oavsett om det står digitalisering eller kundfokus på den strategiska agendan är det resan dit som blir allt mer avgörande. Förändringsförmåga har blivit ett konkurrensmedel.
Vi delar upp en lyckad förändringsresa i två delar, där den första rör utvecklingen av en ny organisation, nya processer och IT-system och den andra själva omställningen, ser vi en tydlig skillnad. Företag är generellt bättre och har mer erfarenhet av den första delen. Hur man ska få människorna i verksamheten att jobba utifrån nya strukturer finns det sällan någon tydlig förståelse eller plan för. Resultatet blir att effekterna av förändringen uteblir och i resultaträkningen syns bara en kostnadspost.
Ni kommer säkert känna igen dem. Alla organisationer upplever dem i olika utsträckning.
Osäkerhet kring ansvar och arbetsuppgifter
Vad är min nya roll och vad förväntas av mig? Ofta tar man sig inte tid att förklara vad förändringen kommer att innebära i praktiken, eller varför ett nytt arbetssätt måste till.
Vanor får styra det operativa arbetet
Förändring kräver uthållighet och aktiv involvering från berörda ledare på alla nivåer. Saknas insikt i hur det dagliga arbetet genomförs är det svårt att förändra det och medarbetare återgår till gamla vanor.
Kulturen skapar ett inneboende motstånd
Den kultur som bolaget har byggt upp är också en viktig anledning till att folk jobbar där. Förändringsinitiativ som fokuserar allt för mycket på det som kommer förändras och glömmer det som blir kvar lyckas sällan. Man måste fortsatt värna om företags kultur även om arbetsmomenten förändras.
Förändringen gav inte lösningen. Den löste något annat.
Många upplever att förändringar inte löser de problem som finns i verksamheten och att deras missnöje inte tas på allvar. Ofta har man hittat rätt symptom men fel grundproblem. I många fall beror detta på att man inte förstått verksamheten och hur dess processer fungerar.
“Om jag ska förändras måste någon kunna berätta varför”
Det finns flertalet sätt att hantera förändringsmotstånd. För att göra det enkelt att jobba med dessa frågor skulle vi på Addcent vilja ge några handfasta tips som garanterat kommer ge resultat.
Skapa entusiasm och tilltro
Äkta intresse och vilja till förändring kommer endast om man upplever att förändringen adresserar ett reellt problem eller skapar ett nytt värde. Nyckeln till att säkerställa detta är att förstå medarbetaras situation innan man börjar förändra. Kartlägg vilka verksamhetens mest kritiska utmaningar är och lägg fokus på att lösa just dem.
Skapa användarvänliga lösningar
Upplevs något svårt eller krångligt är det garanterat ett hinder för att förändra. Det räcker inte att ett nytt system skapar nya möjligheter att utföra nödvändiga arbetsuppgifter om det fortfarande upplevs svårt att utföra dem. För ett användarvänligt system är det självklart HUR arbetsmoment genomförs och fokus kan vara på att lära sig NÄR de ska utföras. På så sätt ökar förståelsen och motivationen inför arbetet och effekterna börjar framträda.
Säkerställ att alla har tillräcklig kunskap
Återkommande utbildning och uppföljning är centrala komponenter för att ge medarbetare en chans att lära sig nya arbetssätt och system. För att öka effekterna är det viktigt att alla får svar på nyttan med förändringen, vad den innebär, samt hur nya arbetsmoment ska utföras.
Aktivt ledarskap och tydliga incitament
Skapa en process där ledare kontinuerligt jobbar med att följa upp och coacha sina medarbetare. I den ges möjlighet att både stämma av hur medarbetare ligger till mot sina resultatmål samt fånga upp hur nya arbetsmoment utförs. För att rätt förutsättningar ska finnas för aktiv coachning är det viktigt att vi kan plocka ut nyckeltal från processerna. Detta kräver ofta att vi tar höjd för att dessa kravställs redan under projektets början och att systemstöd designas så att de ger oss möjlighet att ta fram de KPI:er och rapporter som behövs.
Sammantaget är vår erfarenhet är att organisationer ofta underskattar den mängd tid som behövs efter projektet när det kommer till utbildning och information. VARFÖR-aspekterna får inte tillräckligt fokus. Många förstår inte nyttorna och ser då inte heller meningen med att lära sig HUR de nya arbetssätten fungerar. Vid införande av system läggs merparten av tiden på att förstå hur systemet fungerar, men regelverket för verksamhetsprocesserna glöms bort. Konsekvensen blir att lösningen inte används korrekt, eller i värsta fall inte används alls. Det finns en tydlig mognadstrappa i all förändring: Förstå-vilja-kunna-göra, den säger oss att om vi bara gör en utbildning har vi klivit in på fel nivå. Glöm inte heller bort att det är lätt att halka nedåt på trappan igen, så löpande kommunikation och utbildningsinsatser krävs, både för att repetera samt lära upp nyanställda.
